Selon la loi du 17 juillet 1978, les documents administratifs ne deviennent communicables et réutilisables qu’une fois achevés ou lorsqu’ils ont perdu leur caractère préparatoire du fait de la prise de décision nécessaire pour lesquels ils ont été rédigés. En effet, les textes des délibérations communiqués avant le conseil ne sont pas des documents publics puisqu’ils n’ont pas été votés et peuvent donc être modifiés voire même retirés. Les délibérations ne deviennent donc des documents communicables que lorsqu’elles ont été votées et ont passé le contrôle de légalité. Cela n’empêche pas de travailler les points à l’ordre du jour avec les non-élus. Par ailleurs, les notes de synthèse, elles, peuvent être diffusées.
Quelques exemples :
Pascal Barbier, conseiller municipal à Plaisance-du-Touch (Haute-Garonne) : « En tant que responsable de l’opposition de notre commune, après un premier mandat où je publiais sur notre site Internet le compte rendu détaillé des délibération (après Conseil), j’ai commencé pour ce nouveau mandat à distribuer au public présent une copie de la note de synthèse qui nous a été transmise. J’espère ainsi pousser la majorité à rendre les Conseils plus faciles à suivre pour le public. »
Marie-Luz Nicaise, ancienne conseillère municipale à Nice (Alpes-Maritimes) : « Nous transmettons à nos militants les notes de synthèse et sur demande, à titre individuel, les textes des délibérations (tous ces documents sont numérisés) qu’ils veulent travailler, puis ils sont invités à une réunion de préparation où on discute les délibérations les plus critiques. »