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des réponses à vos questions sur...

Le fonctionnement du conseil municipal

Convocation du Conseil

Le Conseil Municipal doit se réunir au moins une fois par trimestre, mais il peut se réunir chaque fois que le maire juge cela utile.

Le maire est tenu de convoquer l’assemblée dans un délai maximal de trente jours si une demande motivée lui en est faite par le préfet. Il est également tenu de le convoquer sur demande motivée :

Par le tiers au moins des membres du conseil dans les communes de 3 500 habitants et plus (ou 1 000 habitants et plus à compter du renouvellement général de 2020).

Par la majorité des membres dans les autres communes. En cas d’urgence, le préfet a la possibilité d’abréger ce délai.

Les séances doivent se tenir à la mairie de la commune, au chef-lieu, dans la salle des délibérations du conseil municipal. Par dérogation, si la salle habituelle ne peut être utilisée (par exemple pour des raisons de sécurité ou d’indisponibilité), le maire peut choisir un autre lieu, qui doit répondre aux exigences d’accessibilité et de publicité, et ce lieu doit être situé sur le territoire de la commune.

Le maire est dans l’obligation de convoquer la totalité des membres du conseil municipal, car le refus de convoquer un conseiller, quel qu’en soit le motif, est considéré comme une atteinte au droit individuel de l’élu de participer aux réunions. Ce manquement est susceptible de rendre illégales les délibérations adoptées en l’absence de l’élu évincé.

Toute convocation, faite par le maire, doit obligatoirement indiquer les questions portées à l’ordre du jour de la séance. Cette convocation doit être mentionnée au registre des délibérations et affichée à la porte de la mairie, ou bien publiée.

Le délai de convocation est d’au moins cinq jours francs avant la réunion du conseil, ce délai étant décompté à partir du jour où la convocation a été adressée. Ce délai a pour but de permettre aux élus de prendre leurs dispositions pour participer et de disposer du temps nécessaire à l’étude des dossiers.

Quel document essentiel doit accompagner la convocation et dans quel but ?

Une note de synthèse doit obligatoirement être jointe à la convocation pour chaque affaire inscrite à l’ordre du jour. Ce document a pour objectif d’informer suffisamment les conseillers municipaux sur les affaires qui seront soumises à délibération, afin qu’ils puissent se prononcer en toute connaissance de cause, et cela constitue une garantie fondamentale pour les élu·es.

L’usage de la langue française s’impose en principe dans l’enceinte de toute assemblée délibérante, qu’elle soit locale ou nationale. Par conséquent, aucune réglementation municipale ne peut contraindre un élu à s’exprimer en séance dans une langue régionale.

Les élus bénéficient d’une liberté d’expression rattachée à leur mandat, assimilée à celle des parlementaires. Cette liberté permet aux débats de prendre un tour polémique sur des sujets d’intérêt général, mais l’usage veut que les discussions respectent une certaine courtoisie. Le maire, qui préside la séance, est toutefois autorisé à interrompre les débats et à retirer la parole à un membre si celui-ci tient des propos à caractère diffamatoire, raciste ou injurieux.

Les propos tenus par un élu lors des séances du conseil municipal, même s’ils sont polémiques, sont généralement protégés, surtout s’ils s’inscrivent dans une polémique politique et reposent sur une base factuelle établie. La Cour européenne des droits de l’Homme considère que sanctionner un élu à raison de ses propos sur la gestion communale peut être perçu comme une ingérence qui n’est pas nécessaire dans une société démocratique.

Le Conseil Municipal est présidé de droit par le maire, qui est la personne responsable d’ouvrir et de déclarer la séance close. En cas d’absence ou d’empêchement, le maire est suppléé dans ses fonctions de président par les adjoints, en respectant leur ordre de nomination. Si aucun adjoint n’est disponible, la présidence revient alors à un conseiller désigné par ses collègues ou au conseiller pris dans l’ordre du tableau.

Le maire ne peut pas présider la séance dans le cas où le compte administratif du maire est débattu. Dans cette situation exceptionnelle, le Conseil Municipal doit obligatoirement élire son président avant même que les débats ne commencent. Le maire a le droit d’assister à la discussion, mais il doit impérativement se retirer au moment du vote de l’approbation du compte. Le fait que le maire préside la séance ou qu’il participe au vote rend la délibération adoptée illégale.

Le secrétaire de séance a pour mission principale de rédiger le procès-verbal des délibérations, lequel devra ensuite être approuvé par les conseillers municipaux qui étaient présents. Ce rôle est essentiel et c’est le Conseil Municipal qui nomme un ou plusieurs de ses membres pour le remplir, au début de chaque séance. Il est expressément exclu que le règlement intérieur du conseil municipal puisse accorder au maire la compétence de désigner lui-même le secrétaire de séance.

La désignation du secrétaire de séance est une formalité requise par la loi, mais elle n’est pas prescrite à peine de nullité. Cela signifie qu’une irrégularité dans la nomination du secrétaire ou son remplacement en cours de séance n’est pas susceptible d’entraîner l’annulation des délibérations qui ont été adoptées. Le Conseil Municipal peut d’ailleurs se faire assister par des auxiliaires qui ne sont pas membres, mais qui travaillent sous le contrôle et la responsabilité du secrétaire.

Il n’existe pas de formalisme précis, mais la rédaction d’un procès-verbal de séance est obligatoire. Rédigé par le secrétaire de séance, il doit résumer objectivement la discussion : l’ensemble des questions abordées, le nom des votants et le sens de leur vote doivent être mentionnés (L.2121-21 du CGCT). Le PV précise également les motifs de refus d’un conseiller de signer une délibération (L. 2121-23). Il doit mettre le préfet en mesure d’exercer son contrôle de légalité et préciser notamment la date, le nombre de membres du Conseil présents. Il ne peut pas comporter des propos injurieux ou diffamatoires. Il est signé de tous les membres présents, ou mentionne le motif du refus de signature. Les erreurs constatées dans une délibération ne peuvent être rectifiées qu’avec l’autorisation du Conseil.

L’autorité de police de l’assemblée municipale appartient exclusivement au maire, et à lui seul. Il est l’unique responsable du maintien de l’ordre, ce pouvoir étant traditionnellement considéré comme le complément nécessaire au principe de la publicité des séances.

Le maire est habilité à prendre des mesures pour assurer le déroulement normal des débats. Il peut faire expulser ou même faire arrêter tout individu de l’auditoire qui trouble l’ordre. En cas de crime ou de délit constaté, le maire est tenu de dresser un procès-verbal et de saisir immédiatement le procureur de la République.

Oui, la loi permet au maire d’exercer ses pouvoirs de police sur un élu. Il peut faire expulser un conseiller municipal si celui-ci trouble l’ordre public ou si son comportement empêche l’assemblée de conduire normalement ses travaux. Il faut noter qu’une délibération adoptée sous l’empire d’une contrainte de cette nature pourrait être considérée comme illégale.

Bien que le maire dispose de la police de l’assemblée, il ne peut pas, dans le cadre des réunions du conseil municipal qui sont un lieu de débats et de confrontations d’idées, interdire aux élus de manifester publiquement leur appartenance religieuse, notamment par le port d’un insigne. De manière générale, toute mesure prise doit être justifiée par les circonstances, comme l’interdiction de l’usage d’un magnétophone qui ne saurait être générale et permanente en l’absence de circonstances particulières.

Oui, le principe de base est la publicité des séances du conseil municipal, ce qui se traduit par le libre accès du public à la salle de réunion, dans la limite de la capacité d’accueil. Cependant, le maire peut user de ses pouvoirs de police pour empêcher l’accès de la salle à certaines personnes s’il est établi qu’elles risquent de troubler le déroulement normal des travaux. En revanche, le maire ne peut pas réserver l’accès exclusivement aux personnes munies de cartes d’invitation distribuées par les élu·es.

La tenue des séances à huis clos constitue une exception au principe de publicité. Elle peut être décidée par l’assemblée sans débat, à la condition qu’elle soit demandée par le maire ou par trois membres du conseil, et qu’elle soit votée à la majorité absolue des membres présents ou représentés. Ce huis clos n’est valable que lorsqu’il est justifié par un intérêt public. Il peut être obligatoire pour certains travaux (aide médicale impliquant des données personnelles par exemple). La décision du huis clos peut intervenir à tout moment de la séance, même lors de la séance d’installation du Conseil municipal.

Seules les personnes ayant la qualité de membre du conseil municipal sont autorisées à participer aux délibérations, c’est-à-dire à siéger, prendre la parole sur les sujets et voter. Si des personnes étrangères au conseil participent aux débats, cela entache d’irrégularité la délibération adoptée. Toutefois, le règlement intérieur peut prévoir que le maire puisse inviter toute personne qualifiée, même externe à l’administration, pour donner des renseignements sur un point précis, sans que celle-ci puisse prendre part à la délibération ou au vote.

Oui, les séances du conseil municipal ont un caractère public (L.2121-8 du CGCT). Ainsi, il est possible de les enregistrer et de les diffuser par tous moyens audiovisuels. Le maire peut faire usage de son pouvoir de police pour interdire l’enregistrement au magnétophone, mais uniquement si le bon déroulement de la séance est menacé, et d’une façon strictement proportionnelle à cette fin. L’enregistrement peut être effectué par les services municipaux, par un membre du conseil ou bien par le public.

Il n’existe pas de dispositions réglementaires qui encadrent la durée d’une séance, néanmoins, la jurisprudence démontre qu’une séance doit avoir une durée raisonnable (quelques heures). De plus, la suspension de séance ne peut pas excéder une courte durée (quelques minutes) afin que l’interruption ne constitue pas une nouvelle séance sans convocation. Par exemple, une séance tenue à 18h ne peut pas être considérée comme la suite de la séance suspendue à minuit la veille.

Les « membres en exercice » désignent tous les membres qui font actuellement partie du conseil municipal. Cela inclut, par exemple, les conseillers dont l’élection est contestée, du moins jusqu’à ce qu’une décision juridictionnelle définitive soit rendue. À l’inverse, les conseillers qui ne peuvent prendre part au vote (par exemple en raison d’un intérêt personnel à l’affaire) ou qui sont contraints de se retirer (comme le maire lors du vote du compte administratif) doivent être pris en compte pour le calcul initial du quorum.

Le quorum doit être vérifié à l’ouverture de la séance, mais il est également nécessaire qu’il soit maintenu pour que chaque délibération soit valide. Si le nombre de membres présents devient inférieur à la majorité absolue en cours de séance, toute délibération ultérieure est considérée comme illégale car le conseil ne délibère plus valablement. Le maire doit alors faire le constat de cette absence de quorum.

Oui, un membre du Conseil empêché peut donner délégation de vote à un autre conseiller de son choix – y compris le maire ou un·e adjoint·e (L.2121-20 du CGCT). Ce pouvoir doit être conféré par écrit et comporter la désignation du mandataire ainsi que l’indication de la ou des séances pour lesquelles il est donné. Un même mandat ne peut servir pour plus de trois séances consécutives, sauf en cas de maladie. La délégation est remise au président de séance lors de l’appel du nom du mandant. Un mandat transmis par courrier électronique ne peut que compléter l’écrit original, qui devra être transmis ultérieurement en cas de contestation. Le mandat est révocable à tout moment, soit par écrit soit par la simple présence physique du mandant à la séance.

Le règlement intérieur du Conseil municipal

Non, le règlement intérieur est obligatoire uniquement dans les communes comptant au moins 1 000 habitants, conformément à l’article L. 2121-8 du Code général des collectivités territoriales (CGCT). Dans ces communes, il doit être établi dans les six mois suivant l’installation du nouveau conseil municipal. Pour les communes de moins de 1 000 habitants, l’assemblée municipale apprécie librement l’opportunité d’établir ce document.

Le règlement intérieur a pour objectif principal de fixer les conditions des débats au sein de l’assemblée et de garantir notamment le respect des droits des élus minoritaires. Il encadre les modalités d’organisation des séances. Jusqu’à ce que le nouveau règlement soit établi, le règlement intérieur précédemment adopté continue à s’appliquer.

La loi renvoie expressément au règlement intérieur le soin de fixer les détails de plusieurs procédures importantes, notamment :

L’organisation du débat d’orientation budgétaire (DOB).

Les conditions de consultation des projets de contrats ou de marchés.

Les modalités de présentation et d’examen des questions orales.

Le règlement intérieur encadre une large gamme de sujets pour fluidifier les travaux de l’assemblée, incluant :

La convocation des élus (délai, forme, pièces jointes) et l’établissement de l’ordre du jour.

Les conditions d’expression des groupes minoritaires (temps de parole, questions écrites).

L’organisation de la publicité des débats (séances publiques, huis clos, diffusion des procès-verbaux).

Les modalités de désignation et de fonctionnement des commissions municipales.

Oui, la délibération portant adoption ou modification du règlement intérieur est susceptible de recours pour excès de pouvoir devant le tribunal administratif. Le règlement est valide s’il est adopté à la majorité absolue des suffrages exprimés. Ses limites résident dans le fait qu’il ne peut pas porter atteinte à l’exercice effectif des droits des élu·es, comme le droit d’amender les propositions, ou prévoir la « réunion administrative » forcée des élus non rattachés à un groupe.

Pour être valable, une délibération doit obligatoirement être adoptée lors d’une réunion légale du conseil municipal, et ce après un débat préalable sur le sujet. En effet, chaque délibération doit faire l’objet d’une discussion préalable en séance, chaque membre du conseil doit avoir la possibilité de poser des questions orales, de proposer des amendements ou d’exprimer des opinions (dans les limites de temps de parole imposées par le règlement intérieur). Cette libre expression des conseillers suppose une information préalable suffisante, souvent assurée par la lecture d’un rapport avant ouverture de la discussion. En l’absence de ces conditions, par exemple si une affaire a seulement fait l’objet d’une simple évocation sans débat ni vote formel, l’acte ne peut être considéré comme une délibération régulière. De plus, un acte qui ne se rattache à aucune séance régulièrement tenue est considéré comme nul et non avenu.

Le principe est que les délibérations sont prises à la majorité absolue des suffrages exprimés. Cela signifie que le nombre de voix favorables doit être strictement supérieur à la moitié des bulletins valides (sans compter les abstentions, votes blancs ou nuls). Si les voix se trouvent à égalité, la voix du président de séance est prépondérante, sauf dans le cas du scrutin secret.

Le vote a lieu au scrutin public par défaut, et ce format est obligatoire dès lors que le quart des membres présents en fait la demande, le registre des délibérations devant alors comporter le nom des votants et le sens de leur vote. Le scrutin secret, quant à lui, est requis si un tiers des membres présents le réclame ou s’il y a lieu de procéder à une nomination ou à une présentation.

Une délibération est considérée exécutoire seulement une fois qu’un acte de publication soit pris (affichage ou notification aux intéressés) et qu’elle soit transmis

Oui, un conseiller empêché d’assister à la séance peut donner un pouvoir écrit de voter en son nom à un collègue de son choix. Toutefois, un même conseiller ne peut être porteur que d’un seul pouvoir. Ce mandat ne peut être valable pour plus de trois séances consécutives, sauf si l’empêchement est dûment constaté (comme une maladie).

Non, un conseiller municipal doit s’abstenir de participer au vote de toute délibération dans laquelle il a un intérêt personnel à l’affaire, que cet intérêt soit personnel ou professionnel. La présence ou la participation au vote d’un conseiller intéressé est susceptible de vicier la délibération et d’entraîner son illégalité, même si cette participation n’a pas été déterminante pour l’adoption de la décision.

Oui, le conseil municipal peut revenir sur une délibération adoptée pour la rectifier ou la retirer. Si la modification porte sur une erreur matérielle uniquement, le conseil peut délibérer pour la corriger sans qu’il soit nécessaire de procéder formellement au retrait de la délibération initiale. Si le conseil décide de retirer une délibération, la nouvelle délibération de retrait doit également être prise dans les formes et conditions requises pour l’acte retiré.

Les commissions municipales sont des organes internes que le Conseil Municipal a la faculté de former, au cours de chaque séance, pour étudier les questions soumises à l’assemblée, qu’elles proviennent de l’administration ou d’un membre du conseil. Le maire en est le président de droit et c’est lui qui les convoque dans les huit jours suivant leur nomination ou à plus bref délai sur demande de la majorité de leurs membres.

Le Conseil Municipal détermine librement le nombre de commissions qu’il souhaite créer ainsi que le nombre de membres qui y siégeront. Pour la désignation de ces membres, il est tenu de respecter le principe de la représentation proportionnelle pour les listes candidates aux dernières élections municipales. Ce principe doit être apprécié commission par commission et en fonction du résultat initial du scrutin, sans tenir compte des changements d’appartenance à un groupe qui pourraient survenir en cours de mandat.

Si le maire, président de droit, est absent ou empêché, la commission est présidée par un vice-président. Celui-ci est désigné par les membres de la commission eux-mêmes, lors de leur première réunion. Il est important de noter que l’assemblée municipale (le Conseil Municipal) n’a pas la compétence pour désigner les vice-présidents des commissions.

Non, les réunions des commissions municipales se tiennent généralement à huis clos. Bien que la loi ne le précise pas expressément, c’est une pratique constante qui est suivie par l’ensemble des assemblées délibérantes. Leur rôle étant préparatoire aux débats publics du conseil, l’absence de publicité assure une meilleure efficacité dans l’examen des affaires.

Non, les commissions sont des organes qui ne servent qu’à l’examen préparatoire des affaires. Elles n’ont aucun pouvoir de décision propre et ne peuvent qu’émettre des avis ou des propositions. Le Conseil Municipal est la seule instance compétente pour délibérer et adopter les décisions finales sur la base du rapport des commissions.

L’objectif principal est de mieux associer les citoyens à la gestion de la cité en créant des instances spécifiques de participation. Ces comités sont formés par le conseil municipal pour étudier tout problème d’intérêt communal concernant l’ensemble ou une partie du territoire de la commune.

La nature et la composition de ces comités sont librement fixées par le conseil municipal. La composition est arrêtée par l’assemblée municipale sur proposition du maire et peut notamment inclure des représentants des associations locales. Chaque comité est présidé par un membre du conseil municipal qui est désigné par le maire. Le conseil municipal est la seule instance compétente pour décider d’en exclure un membre.

Le rôle des Comités Consultatifs est strictement consultatif. Ils peuvent être consultés par le maire sur toute question intéressant les services publics et équipements de proximité. Leur rôle consultatif signifie qu’ils ne disposent d’aucun pouvoir de décision et ne peuvent donc en aucun cas se substituer aux commissions municipales, dont le rôle est également préparatoire.

Oui, une disposition spécifique concerne les communes de moins de 3 500 habitants. Dans ces communes, chaque bourg, hameau ou groupement de hameaux peut être doté, sur demande de ses habitants, d’un conseil consultatif de hameau. Ce conseil consultatif peut être consulté par le maire sur toute question et est également informé de toute décision concernant la partie du territoire communal qu’il couvre. Le conseil municipal fixe sa dénomination, sa composition et ses modalités de fonctionnement